การประชาสัมพันธ์ผลงาน เป็นสิ่งที่สำคัญ และเป็นงานจำเป็นที่อยากให้คนทำงานทุกคนให้ความสนใจ เพราะถ้าหากเรา หรือ หน่วยงานของเราได้ทำงานนั้น แต่ไม่ได้รายงาน หรือนำเสนอให้บุคคลอื่นได้รับรู้ ก็เท่ากับว่า เรา หรือหน่วยงานของเราไม่ได้ให้ความสำคัญกับงานที่ทำนั้น
การประชาสัมพันธ์ผลงานไม่ได้มีแค่การนำเสนอทางสื่อมวลชนต่างๆ เช่น วิทยุ โทรทัศน์ สื่อสิ่งพิมพ์ ในรูปแบบข่าว บทความ ภาพข่าวสังคม เท่านั้น แต่ยังสามารถนำเสนอผลงานได้ในหลากหลายรูปแบบ เช่น การเผยแพร่ในรูปแบบของสื่อสิ่งพิมพ์ เช่นหนังสือ นิตยสาร วารสาร ใบประกาศ โปสเตอร์ หนังสือเวียน เป็นต้น หรือการเผยแพร่ในรูปแบบของสื่ออิเล็กโทรนิกส์ เช่น การเผยแพร่ในระบบเครือข่ายอินเตอร์เน็ต อินทราเน็ต หรือที่เรียกกันว่าเว็บไซต์
การนำเสนอผลงานก็เป็นการเผยแพร่ หรือ ประชาสัมพันธ์ อย่างหนึ่งเหมือนกัน ซึ่งการนำเสนอผลงานทางหน้าจอคอมพิวเตอร์ก็สามารถใช้ได้หลากหลายโปรแกรมมาก มาย แต่หากพูดถึงการนำเสนองาน แน่นอนว่าทุกคนคงจะนึกถึง Program Microsoft PowerPoint เป็นที่รู้กันดีว่า โปรแกรม PowerPoint เป็นโปรแกรมสุดฮิตที่ใครๆ ก็มักนำเจ้าโปรแกรมนี้มาเป็นตัวนำเสนอผลงานต่างๆ ซึ่งน้อยคนนักที่จะไม่รู้จัก หรือไม่เคยใช้เจ้าโปรแกรม PowerPoint นี้
วันนี้ จะไม่ได้มาบอกว่า โปรแกรมนี้ใช้ยังไง มีเทคนิค และลูกเล่นอะไรบ้าง ซึ่งในส่วนนี้ หลายคนคงสามารถศึกษาหาข้อมูลได้จากเอกสาร หนังสือ ตำรา และจากเพื่อน พี่ หรือ ใช้น้องๆ ให้ทำงานแทนได้
สิ่งที่อยากจะนำเสนอในวันนี้ก็คือ ข้อคิดคำนึงในการนำเสนอ PowerPoint ให้ดูดี น่าสนใจ มองเห็นงานที่นำเสนอให้เห็นได้เด่นชัด ดูเหมือนจะง่ายนะคะ ซึ่งจริงๆ แล้วก็ไม่ยาก เพียงแค่คำนึงถึงแนวทางในการทำ PowerPoint 13 ข้อ ดังนี้
1. วางหัวข้อ รูปภาพ หรือข้อความสำคัญที่ต้องการเน้น ให้อยู่ในตำแหน่งของจุดสำคัญ หรือตำแหน่งน่าสนใจของหน้านำเสนอ คือ ซ้ายบน ซ้ายล่าง ขวาบน ขวาล่าง และตรงกลาง
2. ใช้ขนาดตัวอักษรที่ใหญ่ไม่น้อยกว่า ขนาด 44
3. รูปแบบตัวอักษร ใน 1 หน้า ไม่ควรใช้รูปแบบตัวอักษร เกิน 4 font หรือ 4 รูปแบบตัวอักษร
4. ข้อความในการนำเสนอไม่ควรเกิน 7-8 บรรทัดต่อ 1 หน้า
5. ใส่เฉพาะหัวข้อ และข้อความสำคัญเท่านั้น ไม่ควรใส่รายละเอียดทั้งหมด (รายละเอียดใช้พูด หรือ ใส่ในเอกสารแจก)
6. ไม่ควรใช้ตัวอักษรสีแดง สีส้ม ในการนำเสนอ PowerPoint เพราะแสงสีแดงมีคุณสมบัติในการกระจายแสงได้สูง ทำให้ผู้ดูที่อยู่ห่างออกไปจะมองไม่ชัดเจน หากจำเป็นให้ใช้น้อยอักษรมากที่สุด
7. เมื่อต้องการเน้นข้อความสำคัญ ให้ใช้ขนาดที่ใหญ่กว่าปกติ หรือใช้เส้นสีแดง รูปร่างวงกลม หรือ สี่เหลี่ยม ฯลฯ ล้อมรอบข้อความที่ต้องการเน้นนั้น
8. ในการใช้สีตัวอักษร ไม่ควรใช้สีของตัวอักษรเกิน 4 สี ใน 1 หน้า
9. การใช้ลูกเล่นในการเปลี่ยนหน้าด้วยเทคนิคต่างๆ ไม่ควรใช้เกิน 4 แบบ เพราะจะทำให้ผู้ดูเวียนหัว ปวดตาได้
10. การใช้เทคนิคในการนำเสนอข้อมูล ข้อความ และรูปภาพ ไม่ควรใช้เทคนิคในการย่อยืด หรือดึงขยายบ่อยครั้ง เพราะจะทำให้เครื่องคอมพิวเตอร์ประมวนผลช้า และทำให้หน้าจอค้างไม่ทำงานต่อได้
11. เมื่อใช้สีในพื้นหลังการนำเสนอ สีของตัวอักษรที่ใช้ก็ควรเป็นสีคู่ตรงข้ามกัน เช่น
พื้นหลังขาว ตัวอักษรสีดำ หรือสีเข้ม เช่น สีน้ำเงิน สีเขียวเข้ม หรือสีอื่นๆ ที่เข้มๆ
พื้น หลังดำ หรือสีเข้ม อย่างสีน้ำเงิน หรือเขียวเข้ม ตัวอักษรที่ใช้ก็ควรเป็นตัวอักษรสีขาว หรือสีอ่อน หรือสีสว่าง เช่น สีเหลืองอ่อน สีเขียวอ่อน สีฟ้าอ่อน
พื้นหลังสีเหลือง ก็ควรเลือกในสีเหลืองที่อ่อน ไม่เหลืองจัดมากนัก ตัวอักษรที่ใช้ก็ควรเป็นสีน้ำเงิน สีเขียว สีฟ้าในระดับสีที่เข้มๆ อย่างสีดำก็ใช้ได้
12. ถ้าหากต้องการให้งานในการนำเสนอดูสบายตา ก็ควรใช้พื้นหลังเป็นสีขาว อักษรสีเขียว สีฟ้า หรือสีน้ำเงิน ก็จะทำให้งานในการนำเสนอดูง่าย เห็นเด่นชัด แถมคนดูก็สบายตาอีกด้วย
13. ควรจัดวางหน้าการนำเสนอให้โล่ง โปร่ง สบาย ดูสะอาดตา ดีกว่าการจับทุกสิ่งอย่างลงไปในหน้าเดียว
ทีนี้ ผู้ที่ได้รับมอบหมายในการจัดทำ PowerPointก็ลองนำเอาแนวทางที่ผู้เขียนได้นำเสนอในครั้งนี้ไปทดลองใช้ดู ก็จะรู้ว่ามันไม่ยาก และการทำให้งานนำเสนอ PowerPointของเราดูดี มีศิลปะมากขึ้นด้วยค่ะ
"""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""
เรียบเรียงโดย : น้องนุช สาสะกุล นักวิชาการเผยแพร่ชำนาญการ กรมปศุสัตว์